Процедура сертификации

Предприятие-лесопользователь (далее — Клиент) принимает решение о сертификации своей деятельности в соответствии с требованиями PEFC и выбирает аккредитованный орган по сертификации для проведения сертификации (далее — Подрядчик). Клиент направляет Подрядчику заявку на сертификацию по утвержденной Подрядчиком форме. На основе заявочной информации о Клиенте Подрядчик определяет стоимость и перспективы проведения успешного аудита.

После обсуждения системы лесоуправления и лесопользования Клиента и сертификационного процесса, Подрядчик формирует коммерческое предложение Клиенту по стоимости и процедуре сертификации. После принятия предложения и согласования всех условий Клиент и Подрядчик заключают договор на сертификацию. Договор не ограничивается сроком на период проведения сертификации.

Предварительный аудит позволяет Подрядчику получить общее представление о структуре, управлении и индивидуальных условиях работы Клиента, а Клиенту – ознакомиться с требованиями Подрядчика и PEFC. Основной целью предварительного аудита является определение тех областей, в которых может потребоваться доработка или пристальное внимание Клиента до проведения основного аудита. Дополнительно, данный аудит помогает Подрядчику подготовиться к проведению основного аудита, что делает оценку более эффективной.

По результатам аудита Клиенту будет представлен краткий отчет с выводами о соответствии системы управления лесами действующим требованиям PEFC.

Не менее чем за 30 дней до начала основного аудита Подрядчик проводит консультации с заинтересованными сторонами. Основной целью консультаций является получение аудиторами объективной и непредвзятой информации о Клиенте.

Клиент предоставляет Подрядчику перечень заинтересованных сторон, Подрядчик анализирует и при необходимости дополняет перечень и проводит рассылку анкет с предложением оценить деятельность Клиента по ряду параметров.

Консультации проводятся как до основного аудита, так и в его процессе.

Клиент может до проведения основного аудита предоставить Подрядчику наиболее важные документы, чтобы он мог детально разобраться в особенностях процесса планирования и управления. Это необходимо для оптимизации аудита.

Как только устранены все значительные несоответствия, выявленные в процессе предварительного аудита, Подрядчик совместно с Клиентом планирует проведение основного аудита.

Подрядчик использует аккредитованный PEFC национальный стандарт лесоуправления.

Основой для проведения оценки лесоуправления является не текущее состояние леса, а качество лесоуправления и его дальнейшее развитие. Мероприятия в процессе аудита включают оценку инфраструктуры управления, внедрение системы лесоуправления на предприятии, детальный обзор плановой документации, а также интервью со всеми вовлеченными и заинтересованными сторонами (например, с местным населением, природоохранными организациями, охотничьими объединениями и т.д.). По окончании проведения аудита его результаты обсуждаются с Клиентом.

Дополнительно в ходе аудита оценивается внутренняя цепочка поставок древесных материалов (от делянки и до момента отгрузки потребителю). Аудиторы оценивают такие аспекты, как:

Идентификация выпускаемой продукции;
Система учета древесины (включая ведение бухгалтерии);
Обучение и информация о сотрудниках;
Надлежащее использование товарных знаков систем PEFC Russia и т.д.
На предприятии определяются критические контрольные точки смешения сертифицированных и не сертифицированных материалов, меры, направленные на соответствие стандартам обсуждаются и включаются в отчет.

На основании результатов аудита, Подрядчик представляет Клиенту отчет, в котором будут сделаны соответствующие выводы.

После одобрения версии отчета, отчет направляется на рецензию авторитетному независимому эксперту (или экспертам), который оценивает проделанную Подрядчиком работу, на основании изложенных в отчете данных и дает рекомендации, которые будут перенаправлены в Комитет по сертификации для вынесения окончательного решения.

Если основной аудит выявил значительные несоответствия, они должны быть устранены Клиентом до выдачи сертификата. Получив от Клиента подтверждение устранения несоответствий, Подрядчик осуществляет документальный или полевой контроль их выполнения.

После устранения Клиентом значительных несоответствий и закрытия этих несоответствий в отчете, отчет направляется в Комитет по сертификации, постоянно действующий при Подрядчике. Комитет по сертификации принимает решение о выдаче PEFC сертификата лесоуправления.

Сертификат регистрируется Подрядчиком в базе данных PEFC. При необходимости Клиенту могут быть выставлены условия, которые должны быть выполнены к определенному сроку.